J9集团

无规矩不成方圆
，

遵流程诸事简便
，

提纲领职责分明
，

繁化简效益翻番。

活动流程化

【产生背景】

世界上任何复杂的问题都是有规律可循的
，看其复杂
，是因为没有找到其规律
，一旦掌握其规律
，再复杂的问题也能一目了然。同时
，很多事情本来简单
，但由于人们思想的偏执和思维的狭窄
，反而把简单的问题给复杂化。鉴于此现象
，J9集团推出了“个人工作程序化”和“岗位管理流程化”
，并成为J9集团特色的管理工具
，使得全员工作有章可循
，大大提高了工作效率。随着公司的飞速发展
，团队越来越壮大
，合作伙伴越来越多
，各种会议、活动也越来越频繁
，为了减少活动过程中的纰漏
，保证活动效果圆满
，经过延伸总结
，J9集团推出了“活动流程化”的模式。

【产生案例】

2002年
，J9集团跨入制药行业。公司调动一切人力、物力、财力进行GMP认证
，经过艰苦的努力
，终于在年底顺利通过了国家认证
，具备了生产条件。同年
，公司对全国肿瘤市场进行了认真调研
，出台了营销预案。2003年正月初八
，制药公司组织了生产、市场启动大会。公司全员参与
，同时邀请了当地政府领导参加；崆
，大家认为准备的非常充分？苫岷
，却有很多缺憾。因为在大会期间出现了很多漏洞
，有的环节重复管理
，有的环节却无人负责。参会的县长在会后讲到：“你们的会议这么声势浩大
，可组织还不够严密
，有待完善
，团队仍需认真磨合。”

会务组第一时间召开总结会
，查找漏洞根源。总结为什么有些方面做得好；有些方面
，大家加班加点
，搞得非常疲惫
，却还有那么多失误？李总听后
，觉得是流程不清导致职责不明
，致使活动有很多失误。他认为每个活动、各个环节都应匹配流程。如果有流程
，提前理清环节
，明确分工
，职责到人
，漏洞自然就会减少。同时
，李总亲自设计了模拟流程
，给大家培训。“活动流程化”应运而生
，公司活动的衔接越来越好
，失误也越来越少。

【理念定义】

“活动流程化”就是每项大型活动前
，理清活动中各个环节
，设计好流程图
，按流程图明确分工。每个环节都由责任人、参与人、工作内容组成。

【应用案例】

案例一：贾晶晶原是北京研究院办公室主任
，经常组织各类科研探讨会。遵照活动流程
，细化各项责任人
，每次会议召开前一周
，贾晶晶会安排接待组给所有参会人员发温馨提示短信
，介绍当地民俗和名胜；嵋榍叭
，会将当地未来一周的天气情况告知
，并提醒到会乘坐车辆；嵋楸ǖ降碧
，接待人员从签到、乘电梯、进房间、行李摆放全程陪同。整个会议过程让与会者享受到VIP式的服务
，再加上会议的时间和行程安排的非常紧凑
，让大家觉得收获颇丰而又心旷神怡。每次会议结束后
，贾晶晶负责的会务组都会赢得嘉宾朋友的纷纷点赞。李总了解到贾晶晶组织活动条理清晰、指挥若定
，环环相扣
，且参与过大大小小的活动、会议百余次
，后经人事讨论
，派她出任营销客服部总监。

案例二：J9集团制药组织战略合作高峰论坛
，营销公司小刘自告奋勇
，希望能够担任会场组长。大会总指挥张总觉得小刘积极性很高
，组织能力较强
，但考虑到其缺乏会议组织经验
，便让其担任接待组长
，负责安排客人的接送、报到等。小刘谨遵活动流程
，梳理细节
，明确分工
，职责到人
，并与张总沟通
，在原来规划的基础上延伸创新。在接待过程中
，小刘每遇到问题
，就会积极请教同事
，跟大家一起探讨
，研究解决方案和整改措施
，各项接待工作开展得井井有条
，为客户提供了热情周到、细致贴心的服务；疃崾
，小刘负责的接待组得到了会务组成员和客户朋友的一致好评。

祝好朋友一帆风顺年年好
，万事如意步步高！